勤哲Excel服务器做销售业务管理系统

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作者:青海油田孟军
青海油田公司格尔木炼油厂销售业务承担着青海油田原油、成品油、液化石油气、重油、甲醇、聚丙烯等产品的销售任务。过去该厂处理公路销售、铁路运输、销售结算等业务工作的流程主要通过Excel表单逐级手工流转完成，每一步都是环环相扣的，参与人员填写数据、审查、签字确认，当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工传递到对应的下一个处理者手中。不仅不方便而且还可能出现表单丢失或时间延误等情况。事后，处理结果仅仅是以文档方式归档，不利于迅速查询、自动统计生成报表，并且管理人员也不能很好地跟踪业务流程的执行。为了更好地对该厂销售业务全过程进行管理，增强业务过程监控与透明，提高工作效率，更方便快捷地服务于客户，使管理水平上一个新的台阶 。青海油田格尔木炼油厂销售管理与业务人员选用勤哲EXCEL服务器软件。依靠自身力量，经过业务人员几个月的精细设计，涵盖该厂销售业务全过程的“销售运营管理系统”得以在全厂各业务部门试运行。
销售运营管理系统自开始投入试运行以来，给该厂铁路装运、销售结算业务提供了极大的方便。具体表现在以下方面：
（1）提高了工作效率，缩短了销售运营各环节工作用时。销售运营管理系统投用以来，从推车装车到流向分配到最后结算的全过程时间由过去最快的5－7天缩短至现在的3天。且各环节受控，并能查找到出错环节，为及时纠错争取时间。

（2）规范了客户信息管理。安排运行计划时对不良信誉客户自动屏蔽。

（3）实现生产数据的远程填报以及生产管理的远程监控。

（4）对每笔运费情况做到明细管理，实现运费差额月月清零，彻底解决了运费资金管理的瓶颈，保证了公司资金安全。

（5）减少数据的重复录入，避免数据错误，减轻录入工作量。
（6）提高了销售运营各环节工作效率，合理分配工作量，减少重复工作。
（7）实现每月销售运行计划的自动对帐。过去需要将相关部门召集一起，由各部门提供信息，然后汇总，最后与计划对比进行对帐。现通过系统，各类相关数据自动生成，随时进行对帐，整个过程只需短短几秒钟。大大节约了时间，且数据准确无误。

（8）自动生成各类统计报表，方便实时查询。如销售量情况、产品库存情况、价格情况等等。
（9）运行计划，系统提供了自动查看当前客户余额的功能，对余额不足的单位自动屏蔽，防止误排计划。勿需像以前先从财务部门查询客户余额，再填报销售计划运行单。

（10）各类结算凭证勿需像以前手工填表式的结算，由系统直接生成。

（11）各铁路到站运费的自动查询。有时，相关部门需要了解掌握产品发往全国各个到站的运费情况，通过系统可随时查询到运费情况中。

（12）系统增设了许多错误提示功能（信息），防止操作人员疏忽大意造成录入数据错误。
（13）客户资金余额实时查询。过去销售人员要向财务部门询问客户在公司帐户中的余额，确定是否足以支付下次的费用，费时费力，通过销售运营系统，销售人员随时可以在系统中自行查询客户余额，方便且省时。

下面是青海油田格尔木炼油厂销售运营管理系统的功能界面概览。