北京诺默斯坦管理咨询有限公司Excel服务器应用（四）
五、其他典型功能介绍
5.1“我的工作台”
在客户端输入“服务器名”、“用户名”和“口令”，按“确定”键，首先进入的是“我的工作台”界面。用户可以“办理”待办事宜、打开“查看”报表、“重做”和“撤消”某个报表或者通过“查看进度”查看某个带有工作流程报表的办理进度。此外，还可以在工作台上通过“查找”功能选定表格和字段，查看这些信息。“我的工作台”左侧是“菜单栏”，列有“待办事宜”、“已处理工作”和“其他”选项。选中“菜单栏”的项目就可以在其右侧的屏幕上，分上下屏显示所选项目已经填报的表格信息，上屏显示主表信息，下屏显示明细表信息。用鼠标在上屏上选择不同的主表，可以很方便地查看到相应的明细表信息。
5.2实时系统、OA办公
利用手机短信：Excel服务器企业版提供了和手机短信结合的功能，包括：l、 用手机短信通知工作流待办事宜2、用户可以用手机短信发出查询指令，查询系统数据，并以短信的形式获得查询结果。短信设备的具体安装和操作方法备有详细教程。
报表自动生成：用户可以针对自己权限范围内的模板定义自动任务，指定在某个指定的时刻，自动填报该模板，不需要人工干预。自动生成通常应用在这样一些场景：
第一、如，销售经理需要了解代表每天工作的数据，需要填报一张所有代表日工作项目统计日报。但是实际填报的时候，并不需要销售经理输入任何信息，因为日报的日期默认为当前日期，而日报数据会通过打开后自动执行的表间公式把前一天的数据生成出来。这种情况，销售经理就可以设定这份日报在每天8:00自动生成，既减轻了工作负担，又保证不会由于人为原因晚做或漏做。第二、用于随时监控数据的异常。例如，销售经理要随时关注费用使用情况。我们可以设计一个模板，打开后自动查询当前每个人的费用使用情况，统计出费用过高或过低（事先设置好标准）的代表名单和数据，同时在这个模板上再定义一条保存时自动发短信的表间公式，把代表名单和数据发送到销售经理的手机上，然后对该模板设置定时任务，让它每天8:00自动生成一次。这样一来，每天8:00，系统都会自动检查一下当前的费用使用情况，及时控制使用情况。
利用电子邮件：Excel服务器企业版也提供了通过电子邮件通知工作流待办事宜的功能。设备的具体安装和操作方法备有详细教程。
OA办公、远程填报网站：Excel服务器企业版本身就是一种个性化的协同办公系统。用户既可以从客户端也可以从填报网站通过Web方式协同办公。由于它本身具备客户设计功能，所以用户可以根据自己的管理特点、管理问题，以及单位的计算机应用环境、人员应用水平、有针对性地进行系统地规划。确保系统更加实用、易用。
5.3数据查询 数据统计
已生成的报表我们可以在“我的工作台”上方便地在权限内进行查询，还可以利用“查找”功能对报表进行筛选，列出我们想查看的报表和内容。如果需要对报表数据进一步统计，可以使用本系统用Excel服务器设计好的模板比如：（见图14-17）
? 分产品、剂型；分大区、地区、代表等选项进行销量排序。并可以直接显示出销量前十位的统计图；
? 分产品、剂型；分大区、地区、医院、医生等选项进行销售潜力分析；
? 分产品、剂型；分大区、地区、医院、科室、代表等选项进行拜访情况查询分析；
? 销量查询系统、资源投入产出查询、销量预测与指标分解等等。
此外，系统还利用Excel服务器还根据销售管理的需要设计了许多其他实用报表比如：
? 学术活动申请/实施表
? 会议主席沟通索引
? 会议讲者沟通索引
? 会议场所准备索引
? 直通车等等。
还可以按照需要自己设计各种统计模板、查询模板、意见收集、调查模板 ……
图14-17数据查询 数据统计举例
总之，由于前面利用Excel服务器已经基本完善了销售管理基础数据模版，并分别由每个执行人在平时工作流程中收集到系统数据库内，所以当我们需要怎样查询和统计时，只需要把条件设置好，系统马上就可以查询和统计出来，非常准确、迅速、方便。避免了手工查找、汇总、统计费时和容易出差错的弊病。
5.4权限管理 数据备份与恢复 外部数据源接入
利用Excel服务器通过“管理控制台权限设定”、“模板权限设定”和“工作流权限设定”可以对每一模板的权限进行精确的设定。使工作能够根据管理需要的流程进行。只有有相应权限的用户才能进行系统数据备份与恢复。由于特殊原因用户暂时不能登陆时如：生病、外出无网络、暂时职位空缺等，为了不影响工作流程的正常进行，系统可以通过设置代理人、代理期限和代理权限的方式把工作暂时交给其他人“代理登录”，处理工作。当职位人员发生变动时，还可以通过系统上的工作交接、权限转移功能设置进行工作交接。在一个企事业单位中，可能有多种软件在应用，如财务软件、OA系统、ERP系统、自主开发的应用系统等等。这些应用软件各自都会积累大量的数据，若不能使它们彼此沟通整合起来，就会形成人们常说的“信息孤岛”的现象。利用Excel服务器设计的系统支持三种类型的外部数据源：SQL Server 2000、Access、Sybase。
5.5 VBA编程
VBA是Visual Basic for Applicaton的缩写，它是一种通用的自动化语言，在Excel中，可以通过编写VBA程序，扩展Excel的功能。对于那些已经掌握VBA编程的用户可以通过VBA程序，调用Excel服务器提供的功能。当然，若您对VBA编程不了解，也可以通过Excel服务器提供的其他方法实现管理意图，不影响您正常使用本系统。
六、结 语
通过利用Excel服务器为医药企业搭建营销管理系统，我们有以下三点体会：
第一：如何看待计算机营销管理系统？
任何管理系统都是管理理念的具体体现。所谓营销管理系统是营销过程各工作元素高效组合，并由组织成员反复遵循的机制。人们按照管理逻辑将工作元素高效地组合起来并共同遵循的工作顺序和操作规范代表着完成工作所需要的"最佳实践"。计算机营销管理系统的目标是减少进入流程的偏差，消除浪费，实现高效能。它的突出特征是组织成员每次都以相同的方式做事。组织通过系统确定完成任务各个步骤的最佳方式，而完成任务的方式又进一步成为持续改进的基线。
第二:为什么需要计算机营销管理系统？其实施过程最重要的是什么？
中国医药市场的发展促使医药企业必然走上“双规”的道路即：规范化、规模化。因此，实施计算机营销管理系统势在必行，否则将难以长久生存。然而，许多事实证明，企业实施计算机管理系统的过程绝不仅仅是技术和资金的问题。重要的是如何统一所有人的观念！管理的落后源于观念的落后，管理水平的提高必须摆脱陈旧观念的束缚。在实施的过程中，企业将面临种种难题。某些员工对改变本身会非常不满，会不惜一切加以阻扰；某些人认为自己的教育或职业背景可以超越系统的“束缚”；还有些人就是不希望有任何东西来衡量自己的产出。也有人甚至认为销售工作本来就不应该要任何规范和标准，而只要"授权赋能"。这样他们才有机会发挥“才能”。每次“摸着石头过河”，每天重起炉灶会让自己显得更重要。他们并不了解：在普通企业，每个人都在“摸着石头过河”，结果大多数人掉到了河里，因此普通企业的教训比经验多；而在优秀企业，绝不让普通人“摸着石头过河”，这是少数优秀者的工作，而一旦摸过河，就把过河的经验做成标准，其他人按标准套路过河，因此优秀企业的标准多、规范多。只有了解了这些，才会理解为什么需要计算机营销管理系统，也才能看懂为什么某跨国企业人力资源部可以喊出“绝不雇佣天才”的口号！…管理者特别是企业的老板必须要有实施变革的坚定决心，有能力准备反击来自内部对系统的抗拒；建立相互信任和尊重。才能有效地实施计算机管理系统，使企业获得核心竞争力。
第三:利用Excel服务器设计的管理系统可以帮助我们做什么？
营销管理系统是销售持续增长的根基，利用Excel服务器设计的管理系统其作用体现在：
首先，可以不给代表犯错误的机会，让平凡的人“被迫成功”：
在普通企业，是个别优秀的代表推动着企业成功；在优秀企业则是系统平台支持着决大多数代表成功。新手经过正规的培训虽然获得了一时的激情、懂得了一些技能，但独立工作的习惯还不能养成，就要通过“管理系统”、通过共访继续培训和塑造，把新手放在一个管理系统里、一个团队里 “看管”起来，不让他有犯错误的机会。等到新手练成老手了，这时好习惯已经养成，老代表的经验已经学到手，想犯错误都难了。即使一时心血来潮做点出格的事，管理系统的监控马上就会发现。优秀企业基本都有一套“报表作业”系统，一板一眼地把每天的事记得一清二楚，想耍点小把戏并不容易。正因为如此，有家优秀企业才会有底气说：“用人要疑，疑人可用”。
其次，一线的销售行为得到持续的、正确引导、监督和有效的塑造 。
通过销售人员的“行为”改进不断提高其核心竞争力，从而拿到稳定增长的销量！管理过程中流程透明了、信息共享了、信息传递及时、准确了，数据集中统一管理了、权限严格了、汇总统计自动化了，人机分工明确了、操作也简单了… 最终营销行为规范了，企业知识积累了，销售管理必然会从少数“个人精英销售”转化为“精英团队销售”！
最后，管理者必须清楚：雇佣制度之下，不一定有足够的员工能表现出公司所规定的“规范的工作行为”，而一定会有足够的员工由于公司监控到位而表现出“规范的工作行为”！所以，工作行为的监控是工作习惯养成的必要条件。从这个意义上讲，计算机管理系统有人无法替代的优势！它既是无情的又是公正的、客观和令人信服的。 总之，我们希望企业通过不断提高管理系统的水平能走向这样一个良性循环即：公司优秀的管理系统能够让平凡者“被迫成功”，平凡者的成功又使公司更加成功！
