北京诺默斯坦管理咨询有限公司Excel服务器应用（二）
4.2月工作计划/实施索引
一般一个代表会同时管理几家医院，除安排拜访工作外，还有各种医生推广会议、患者教育会、内部会议、培训等等。我们知道，20：80法则可以帮助我们合理安排每个月各项工作的时间分配。但是，每个月的法定工作时间不同、各个医院和各种推广方式的权重不同、一年中有很多法定的、公司的、客户的特殊日期都要在做工作计划时考虑。所以，当我们真正把20：80法则应用到月工作计划，考虑和分配时间权重的时候，首先，一定是一件十分繁琐的查看和计算工作，其次，计划完成后如何方便地指引日常工作而不会留于形式？最后，计划实施情况怎样才能方便地与计划对照，找出需要改进之处？这些在贯彻时遇到的困难，都可以利用Excel服务器的功能，把繁琐的工作交给计算机来处理，让计划和实施紧密地结合在一起变得更容易。
下面我们简要总结一下利用Excel服务器在月工作计划/实施索引中实现的主要功能:
第一、 智能动态表格生成：表格本身设计有万年历功能，使用者只需要输入年月，表格自动完成日期与星期匹配、计算出本月法定的工作天数和工作小时、列出本月法定节假日、特殊日期、作为本月日期指引，并根据登陆者身份列出需要安排拜访的医院名称、数量以及登陆者的其他身份信息。实施情况和实施统计数据则根据日拜访计划实施索引每天刷新，根据这些动态数据可以方便地了解计划执行的进度和完成的质量。
第二、 提供参考值和建议值：如图4所示，在月工作计划/实施索引统计明细右侧单元格，点击其下拉菜单“查询”，系统将提供过去90天内各医院的相关数据作为工作时间安排的参考值。包括：月均销量、月均份额、客户总数及A、B、C各级医生分布。根据这些资料系统提出各医院所需“最低拜访小时”的建议值供计划时参考。
图4：根据过去90天内各医院的相关数据提供参考值和建议值
第三、 日常工作指引和执行不符显示：如图5-6所示，这张索引把计划与实施紧密地结合在了同一张表格上。保存后，一方面计划内容会自动显示在每天的工作报表上，避免拜访的随意性和做每日计划时再回过头来翻阅月计划情况的繁琐（图5）。另一方面，计划的实际执行情况通过每日工作报表每天自动回填到这张表格计划栏的右侧的执行栏内，如果执行情况与计划情况相符，两个格子显示相同的背景颜色（均为白色），否则，计划为白色背景，执行则为黄色背景（图6）。哪里执行好？哪里有问题？一目了然！
图5日常工作指引-月计划安排自动显示在日拜访计划/实施索引上
图6执行情况显示-日实施记录自动回填到月工作计划/实施所引上
第四、 特殊日期编辑与日常工作指引：月计划是一个月工作的统筹安排。系统除了在“本月日期指引“一栏已经列出法定特殊日期和公司层面需要注意的日期，提示你做月计划时注意之外，使用者还可以根据自己辖区的具体情况对这一栏内容进行编辑，增加一些对自己辖区管理有实际意义的“特殊日期和内容”。这样，等到这些日期邻近时，系统会提前两天将这里所编辑的内容自动显示到你的日工作计划表上（图7），提醒你关注，防止遗忘。
图7：特殊日期编辑与日常工作指引
第五、 数据统计：一张月工作计划表填完后，系统会对表上的信息马上作出统计，列出月工作计划/实施索引统计明细，使用者能立即检查各医院的计划拜访频率、拜访用时、会议用时等是否合适，马上调整，使计划从一开始就可以方便地按照20：80法则合理制定。
同时，随着拜访和其他推广活动的进行，日报表上的拜访/协访次数、用时及各种会议次数、用时等实际实施数据自动回填、自动累加到统计表中，可以随时对照计划察看实际执行的完成情况。
图8：检查计划安排的合理性/关注实际执行的完成情况
如果辖区医院和工作内容没有太大更改，每月更新报表时不需要重新填写，可以在前面月的报表基础上进行更改，填报十分简便。
4.3日拜访计划/实施索引
4.3.1销售管理的主要环节
专业拜访是销量的重要来源，曾有家外企药厂提出过一个口号，叫做“没有拜访，就没有销量”，恰恰说明了重视和研究专业拜访管理的意义。在利用Excel服务器设计日拜访计划/实施索引的过程中，必须对专业拜访管理本身有较深入的认识和了解，才有可能设计出更好的医药销售管理软件。国内管理软件产品之所以大部分以物流、商流为主，很少涉及医药销售人员“行为管理“，其原因正式由于国内已形成的几个主流提供商，其前身几乎毫不例外地来自财务软件商，由于在设计理念上带有根深蒂固的通用性指向，不可能（也不认为有必要）专到某一个具体领域。这也是我们为什么选择用Excel服务器自己搭建营销管理系统的原因。下面我们就按照专业拜访管理的过程具体地分析一下专业拜访管理。专业拜访管理可以归纳为4个环节—FPDCA，见图9。
图9：专业拜访管理的4个环节—FPDCA
第一环节F-Focus确定拜访客户：就是要选定辖区目标医院和医院内的目标医生即，从潜力、投入产出和时机等方面综合考虑选择哪些医院和医生是我们要拜访的。这一环节我们已经在前面的辖区医生信息管理表和月工作计划/实施索引里完成了大部分工作,日拜访计划/实施索引里还需要再具体即，确定某个工作日将要拜访哪些医院及哪些目标医生。我们把F- Focus叫做“做正确的事情（Do the right things）”；第二环节P-Plan拜访前准备：针对每一个客户做好认真的访前准备将取得更好的效果，这是大家的共识。因为只有这样我们才能把握访谈方向，树立专业形象，提高拜访的成功率，增加销售代表的信心，拜访有目的?销售才有成绩!有些公司把这个环节概括为：HOPE（希望）--- Have Objective Prepared Every time就是说，有计划，有目的，才有希望！所有的医生都会欣赏医院代表为拜访所作的完善的准备。也只有当代表“准备好”拿承诺的时候，医生才会给他“真正的”承诺！日拜访计划/实施索引必须引导代表，通过考虑客户目前的状况?可采取的推广信息/策略?可能碰到困难及解决方法、需要准备哪些资料和礼品、需要特别注意的事宜等方面，系统地做出专业的拜访计划。这一环节实际上是怎么样帮助代表把要做的事情做对，所以，我们把P-Plan叫做“把事情做正确”（Do the things right）；第三环节DC—Do & Check拜访中满足需求：确定了拜访对象，制定了专业拜访计划，下一环节当然就是执行和检查。也就是代表所学习的专业沟通技巧里拜访过程中的5个步骤即，围绕客户需求、了解客户观点、推广产品、解除顾虑、拿取承诺。我们一边这样做（Do），还要一边对照我们访前计划进行检查（Check）。看看计划的哪些语言、策略、信息是行之有效的，哪些经常会受到医生“挑战”。这样我们就能把“行之有效的”继续用到下一次拜访，把受到医生“挑战”的进行反思。看看我们是否是在聆听、解答或肢体语言方面有明显的不妥，或是亲和力不够、或是需要增加更有力的证据、或是改变语言措辞、策略等等，使之能在下一次拜访“行之有效”。所以，简单地说这一环节就是：执行计划并找到正确的方法（Carry out & find the way）；第四环节Action改善处理：一天的拜访下来，经常需要整理和调整一下拜访思路，这样才好确定下一步做什么？怎么做？。主要包括：我做了什么？我怎么做的？对方的反馈是什么？下一次我应该做什么？需要跟进哪些已达成的决定？需要解决哪些遗留的问题？怎样继续下一步的方案？因此，这一环节主要是实施情况的总结提高即，改掉缺点，保持成功之处（& Keep）。最后，回到专业拜访管理的开始环节并为下一次销售拜访做准备。
试想，如果我们的日常拜访是一遍遍地以这样相同方式执行相同的任务和职能，但每一次都努力将它做得更好、更熟练、更经济，并且不断总结，结果会是怎样？我们不但有了系统的工作方法，而且这个系统终将带来产能的提高。也就是说，通过以上环节的多次循环，拜访质量会越来越高，有效拜访越来越多，最重要的是拜访者越来越知道应该怎样去拜访才能拿到稳定增长的销量！这就是我们所期望的--销售人员的核心竞争力。利用Excel服务器设计的日拜访计划/实施索引就是通过三个重要的管理维度：（T：时间维度、L：地点维度、H：质控维度）进行工作指引，用系统的方式引导销售人员按照上述循环使专业行为不断强化，最终养成专业的、规范的“行为习惯”而获得核心竞争力！
