东莞祥科智控装备有限公司采用勤哲Excel服务器实现产供销存财管控一体化方案、实施及效果
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产供销存财一体化管控能力的建设主要来源于公司目前的管理需求及业务发展需求。为了解决业务部门、业务类型之间的信息传递、信息共享的问题，提升信息传递、存储的效率性、准确性、完整性，沉淀公司的信息数据（比如客户图纸、上位机程序、体系文件记录、）。公司在打通各流程环节、各部部门信息后，实现了生产过程管理、销售交付过程管理、采购过程管理、库存管理、财务管理等一整个生产运营闭环管理体系。通过信息系统实现了各业务无缝对接，信息高效流转以及移动办公，实现一体化业务全流程管控。
系统功能
系统主要功能包括：生产管理模块、采购管理模块、销售管理模块、库存管理模块以及财务管理模块等。
一、生产
1、生计过程管控
（1）BOM清单管控
主界面—技术物料清单：按订单由技术下BOM清单，关联库存，方便仓库根据库存录入备料和欠料情况，采购可及时根据欠料情况进行采购，同时通过流程管理通知生产、跟单，快速信息传递，提升效率。
（2）生产备料（MRP计算）
物料需求自动计算后进行备料申请然后下采购订单
（3）生产计划排期
主界面—跟单信息反馈表：生产跟单排期过程管控，按跟单状态分组显示，可及时了解订单在技术、采购、生产等环节中的情况。
（4）生产工序管控
扫码记录生产工序工时 主界面—批量工序表：扫码柜体上二维码，记录各工序人员安排及工时，方便管控生产，为统计全工序工时提供基础数据。
（5）生产入库
（6）扫码追溯
建立有扫码追溯系统，实现了从报价到销售合同、销售订单、硬件设计、软件设计、生产管控、质检记录等方面的全流程全周期的可追溯性信息查询。
成品标识（可追溯性二维码） 例行检验报告-检验图片 产品追溯表-生产管控信息
（6）回单签收
主界面—送货回单签收表：跟单上传客户回单签收附件，财务可及时跟进与管控出货情况。
2、技术过程管控
（1）图纸管控
主界面—图纸管理系统：技术按图纸类型上传图纸附件，通过流程抄送通知采购、跟单、软件工程师，一方面实现图纸管控，另一方面实现信息传递，通知关联部门跟进。
（2）欠料出货管控
主界面—欠料出货单：按订单记录欠料出货明细，方便跟单及时跟进。
3、质检管控
（1）例行检验管控
主界面—例行检验报告：记录质检结果，拍照上传柜子图，方便跟踪。
（2）质量异常管控
主界面—质量异常报告：记录质量异常情况，并分析原因及制定纠正措施，定责并统计损失金额，为后续改善管理，提升质量做案例数据。
二、供应链
（1）采购下单管控
主界面—采购订单：有效管控采购费用，方便及时跟进物料到货时间。通过关联入库数，及时跟催供应商。
三、销售
（1）销售订单管控
主界面—销售订单
（2）订单变更管控
主界面—订单变更记录表：订单变更记录及时抄送关联部门，快速传递信息并及时处理。
四、进销存
（1）进销存管控
主界面—出库单：出库制单显示库存，有效管控出库数不能超过库存数。
（2）扫码查询货架物料
主界面—物料信息-扫码查询：扫码快速查询货架物料明细及库存数。
（3）物料库存
五、财务
（1）对账管控
主界面—祥科对账单：按客户按时间按订单汇总出货/收款情况，形成对账单。
统计报表
为推进信息资源的标准化管理，公司建立了数据开发利用机制，形成了《数据开发利用方案》，将信息资源作为本公司战略性基础资源进行管理，包括统一的数据标准，涵盖生产、采购、销售、库存以及财务管理等业务。
公司根据不同层级的管理需求和相应权限对数据进行了整理、筛选、分析并对数据报表进行规划，从宏观的数据分析到微观的报表，再到企业经营方面的分析，提高产、供、销、存、财一体化能力，为各级管理人员提供有效、科学的决策管理平台，摆脱了粗放式、纸质化的公司运营管理模式，降低经营风险。通过ERP系统采集生产、采购、销售、库存、财务各模块数据，生成工作表单、统计报表等数据开发利用模型。具体可以在系统中生成的统计、分析报表部分展示如下
祥科ERP运行过程中主要形成以下报表：
1.销售管理：
销售订单明细查询列表：
订单变更明细表：
发货单列表：
计划订单列表：
销售订单列表：
销售合同列表：
应收列表：
个人业绩完成率查询：
业务管理日报：
2.生产管理：
生产订单执行汇总表：
生产入库单列表：
呆滞料查询列表：
生产工序转序表：
质量异常统计报表：
3.采购管理：
欠料未下采购订单明细表：
采购订单序时簿：
采购订单列表：
采购入库单列表：
供应商列表：
4.库存管理
货架物料明细表：
库存查询截止某时点：
库存汇总统计表：
物料收发汇总表：
物料收发明细表：
原料库存盘点表：
生产领料单列表：
即时库存：
采购退货单列表：
采购入库序时簿：
生产领料序时簿：
5. 财务管理
应收款汇总表：
收款明细表：
应付款汇总表：
应付列表：
对帐单：
存货收发存明细表：
业务流程优化：
1) 销售管理流程：
优化前：由于销售订单主要是以纸质订单合同形式存档，或者通过电脑备份文档存储，大量的客户信息及业务数据无法集中管控，且查询时必须靠人工翻阅，效率低下；销售订单评审时涉及的部门人员较多，逐一审批时效长，影响生产进度，且销售订单单据需转发传达给到生产部门，很难达到信息的全面和一致；对于该销售订单后续执行如出库发货、退货等变动情况也需要手工搜集，从而使得销售订单追踪起来比较困难。
优化后：通过系统创建客户信息，统一管理客户信息数据及相关订单信息。在各部门对销售订单进行线下评审后，销售跟单员录入销售订单并下达生产订单进行排期，后续订单进度可根据跟单信息反馈了解生产状态、订单交货日期及变更信息等。待生产完工入库后，销售跟单员和相关部门根据项目进展，开具销售发货单通知单，销售部对应开具销售发票，作为后续收款、核销以及与客户对账的依据。
2) 生产管理流程：
优化前：根据销售订单下达生产任务，并手工填写单据经相关领导签字审批后进行原材料调拨，领料过程中容易造成账实不符，影响物料准确性，导致物料充足实际短缺的情况。待生产完成后生产数据实时更新，统计效率较低，容易出错。
优化后：生产部门根据销售订单下发的生产任务进行生产计划排期，后进行相应订单的配料和收料，配料过程可视化，订单收料与否，是否全部收料都一目了然。同时通过系统可以跟进采购中、排期中、生产中、完工未出货、完工已出货、未完成待处理中等生产订单的执行情况，待生产完工后下达生产入库单，仓库按入库单安排成品验收入库，并同步更新成品库存。
3) 采购管理流程：
优化前：采购与库存、生产以及销售之间都存在信息不同步现象，严重影响生产、存储等工作进展；大量人员和时间都用手工对账，在消息滞后或情况不明下的进行业务操作容易导致失误或者数据偏差。衔接不好势必影响效率，进而影响效益；采购环节中针对供应商数据需要采购员自行整理汇总并评估，客户信息错乱不规范，且无法保证物料采购品质。
优化后：采购流程通过系统关注并录入供应商信息进行高效整理，明确各个供应商名称、结算账户等详细信息，供应商的溯源帮助采购员评估物料品质。采购的源头是采购计划，采购员通过接收生产部门物料采购需求制定采购订单，并生成采购申请单，在到货时，供应链部门会通知仓库收货，按照系统生成的采购入库单进行验收入库，待采购订单完成后制定采购发票作为付款的重要依据。付款申请单通过审批后，出纳会根据付款申请单进行付款。
4) 库存管理流程：
优化前：库存管理依靠手工记账为主，未能够实现库存实物、卡片、账簿三合一管理，特别是出入库物料的追踪经常存在较大误差，随着信息化的发展，在没有完善的库房管理体系下，对于现有的库存管理手段和方式已经不能满足企业的发展需要；库存管理流程及规范不适用，制度缺失，物料管理有缺失。
优化后：通过系统可以集成采购、销售、生产等业务模块，针对物料及半成品、成品的出入库，实现出入库业务管理，调拨盘点等库存管理、存货核算等，实现调拨业务执行，盘点并生成盘亏单，成品收发存等快速查询及呆料预警通知提醒等相关数据处理的功能，有效提高库存实物、卡片、账簿三合一管理的规范，提高账、物、卡一致性。
5) 财务管理流程：
优化前：财务所有账务单据与报表等与各个部门缺乏一体化管控，对采购付款、销售收款、存货核算等需要财务人员与各个部门进行人工对账制定纸质单据后审批，且公司各项财务数据的分析和汇总需耗费大量时间，财务部门用人成本居高不下。
优化后：通过系统可以与采购业务系统集成控制应付款和支出；与销售业务集成追踪应收款、发票等；仓库管理跟踪，控制生产成本和产品流转，并实现对账明细、费用管理、成本核算等。
运行情况：
在打造了产供销存财一体化管控能力后，项目正常运行，业务流程流转效率明显提高，从销售订单驱动业务流程开始，生产、采购、销售、库存以及财务等各部门工作量均有一定程度减少，各业务部门将工作重心转移至数据开发利用，借助信息化系统编制更加合理的采购计划，生产计划以及物料分配计划等，各业务部门信息数据得到及时有效的共享衔接，管理层从冗杂的数据及审批中解脱，统一管理整体业务数据，提高了整体运营效率，公司整体管理水平也相应得到提升。
取得的成效：提高了公司整体管理的规范性，在生产、采购、销售、库存以及财务的管理和数据应用上面，都很大程度进行了提高；通过系统实现各单位、各流程、各方式自动提醒；实现单据流程自动提醒，日事日毕，日清日高。
